请求生命周期(RLC)

ServiceDesk Plus的请求生命周期功能,能够帮助管理者构建各类请求的处理“向导”,协助技术员来处理相关问题。通过简单的托-放动作,服务台管理员就能够创建一个可视化的问题处理过程。

请求生命周期概述:视频  

为您机构的专有流程定制生命周期,并关联给事故或请求模板。例如,您可以为资产请求配置一个生命周期,将它关联给笔记本、移动电话或硬件相关的服务请求模板。

提示:您可以将一个生命周期关联到多个模板,但一个模板只适用一个生命周期。

生命周期能够确保更加有效的流程遵从性,您可以创建一个引导式流程,并赋予状态转换的权限控制,以最小化人为出现的错误。

使用请求生命周期功能,您可以为技术员提供更加精准的指引来协助他们处理所属的请求。当生命周期与请求模板关联后,技术员将仅能够看到并使用下个可用转换过程所允许的请求状态。

在没有生命周期的控制下,如下图1所示,技术员能够选择任意状态,无序的状态变化,极有可能为用户带来错误的请求状态通知。如,请求本应置为挂起状态,如果技术员选择错误,选择为了关闭状态,那么用户就会收到工单关闭的通知。

利用生命周期,管理者可以控制技术员对于请求状态的选择,如图2所示,以确保工单状态的准确性,正确与客户建立联系。此外,管理者还可以为每个状态配置下一个可能的转换。这为技术员提供了非常重要的向导,对于管理者来讲确保流程的遵循,减少流程违规的范围。

了解更多关于生命周期的配置,请查看以下内容,或点击相关链接浏览您关注的部分:

请求生命周期术语

配置请求生命周期

生命周期状态更新

列表及可视化界面

编辑生命周期

请求生命周期列表

请求生命周期-综述

请求生命周期术语

在您开始配置请求生命周期之前,请熟知以下术语:

状态:是入站工单的真实状态。所有的入站工单将处于打开(Open)状态,而那些等待更新的则为挂起(On-Hold)状态。生命周期也包括“停止计时器状态”。

您可以在管理>>帮助台定制器>>状态部分,编辑当前状态或添加新的状态。

转换过程:表示请求从一个状态到另一个状态的真实转移过程。一个转换过程一般包括三个阶段:之前、期间、之后。在每个阶段,您可以配置各种设置来控制请求状态的转移过程,以及特有的设置如访问权限、自定义通知、强制字段、执行规则,以实现您的特定需求。

您可以在每个转换过程下配置各种动作,例如执行脚本来实现特定的动作、否定过程或发送通知,这些都是转换过程动作。

开始/结束:(Start/End块)它们代表了请求的初始和最终阶段。它们不是状态,但可以连接到活动的状态,如打开(Open)/已分配(Assigned)或已解决(Completed)/关闭(Closed)。在请求创建阶段,技术员在请求明细页面将只能看到连接到开始(Start)块的状态。

之前:这代表了在转换过程发生之前的阶段,请求在此时可以设置一个状态。该阶段有两种配置:角色和规则。在角色下,您可以限制哪些技术员可以使用这个转换过程。例如,如仅允许请求所属的技术员可以将请求移动到处理中的状态,选择$Ticket_owner(根据实际需求选择$Ticket_owner或$Group_members)。在这个配置下,转换过程将仅对特定技术员或特定技术员所在的支持组可视;在规则部分,定义转换请求状态的规则。规则定义了是否将转换过程显示给技术员,例如您可以定义条件“审批状态”为已批准,这也就是只有当请求的审批状态为已批准(Approved)时,下个转换过程,例如分配(Assigned)才会在请求明细页面显示给技术员。

期间:这代表了当请求转换到特定状态时的阶段。该阶段包含有两类配置:必需字段规则。当请求即将转换到特定状态,您可以强制要求必要的字段。例如您可以强制技术员字段来限制请求移动到已分配(Assigned)状态,或选择解决方案字段来控制请求移动到已解决(Resolved)的状态。也就是,只要请求还驻留在当前状态,所选的强制字段就不能留空。规则可以用于检查特定条件并否定动作。对于定义的动作,当设置条件满足后,您可以使用执行脚本。需要注意:因为脚本是由状态变更触发的,所以它们执行任意动作,但不包括请求状态的更新。您最多可以添加10个规则,需要循序执行所有规则(基于条件匹配),勾选开启串联执行。如果串联执行没有启用,那么仅第一个匹配了条件的规则将会执行。

之后:这代表了请求已经转移了状态的阶段。这里您可以配置规则,根据条件利用自定义脚本执行相应的动作。您还可以为相关人员配置通知,创建新的通知模板,发送通知给相关的机构角色以及其它相关人员,例如$on_behalf_of_user、$ticketowner。例如,当请求来自VIP用户或一个更高优先级指派给了技术员,配置特定的请求指派通知并发送给用户及技术员。

 

配置请求生命周期

管理>>帮助台定制器>>请求生命周期(RLC)下配置请求生命周期。

点击新建按钮,输入生命周期的名称及描述,关联相关的事故或请求模板,点击保存,如下所示:

生命周期配置画布将显示出来,这里预制了各类节点(状态)及其之间的转换过程。您可以再此之上进行编辑或清除当前设置,添加您的状态及转换过程。使用左上角的缩放组件来放大或缩小画布,将鼠标放在画布上将会出现手型图标,按住鼠标左键,可以拖动画布。

在右侧面板,将需要的状态拖放到生命周期画布。使用转换过程连接两个状态,将鼠标放在一个状态上,状态组件将显示连接节点,移动光标到任意节点,当出现图标+,按住鼠标左键,并拖放到下个状态上。点击连线上的按钮,输入转换过程的名称、描述以及需要显示在请求明细页面的帮助内容。

请求生命周期的起始点在开始(Start)块,结束于结束(End)块。当请求创建后,仅连接到开始的状态会显示给技术员,同样,请求流程的结束条件是仅当请求的状态是连接到结束块的。确保关联模板配置的缺省状态连接到了生命周期的开始节点,例如,如果关联模板中配置的请求状态为打开(Open),则确保此模板关联的生命周期中,连接到开始节点的状态也为打开(Open)。

让我们利用各类机构常见的请求(申请笔记本电脑),来配置一个简单的生命周期。这个生命周期可以关联到为桌面机、移动设备及其它硬件配置的服务请求模板。

这个请求的解决过程,将会包括如下状态(阶段):打开(Open)审批(Approval)已分配(Assigned)处理中(In Progress)资产交付/提交PO(如果当前没有此资产)以及关闭/拒绝/取消(Closed/Rejected/Cancelled)。这里,状态的转换过程可能不是线性的,例如打开状态的请求可能会取消或审批被拒绝。同样,一个关闭的请求也可以被重新打开。所有状态之间的事务处理,都会配置在转换过程中。

所有转换过程(除打开(Open)状态的转换过程)都包含有三个阶段:之前、期间、之后。提示:不是所有的转换过程及其对应的阶段都需要配置。您可以选择仅仅配置一个转换过程,或是一个转换过程中的一个阶段来实现您的需求。但是,转换请求的状态,您必须在两个状态之间配置转换过程。转换过程的动作可以依据您的需求进行配置,您不需要为每个转换过程配置动作。如果没有转换过程,请求的状态将不能转移。

下述截图中显示了申请笔记本电脑的生命周期:

对于此生命周期示例,让我们来看下指派技术员转换过程的配置。首先您可以在 之前>角色选择$TicketOwner,配置此转换过程仅对工单拥有者可见,对于将要移动到此状态的工单,您可以选择审批状态条件为已批准(Approved),限制只有当请求批准过后,才能够显示此转换过程。

当请求转移到已分配(Assigned)状态时,您可以设置组和技术员为必填字段。如果条件违反,请求页面弹出一个窗口,要求技术员补充完整。同时,您也可以在此阶段采集信息,检查请求是否是由VIP用户提交的,并通知相应的技术员和支持组。定义此规则,选择条件为“VIP用户”是“真”,然后配置执行脚本动作,通知相关技术员或技术员所在的组。

最后,当请求被移动到“已分配”状态,您可以基于特定的条件配置需要执行动作。最重要的不要忽略,定义个性化的邮件通知,将状态的变化通知到请求的所有人、管理者或支持组。这里,您也可以创建新的通知模板,例如您可以将工单里分类的变化通知给相关的技术员,以及工单的一切其它附加信息。

请求关闭规则下配置的强制字段以及依赖请求的关闭规则,将不会对关联了生命周期的请求生效,这些内容必须在生命周期里相应的转换过程中进行配置。

通知设置

在任意转换过程的之后阶段,您可以配置将通知发送给以下预定义的角色:

  • $CC_Users
  • $Dependent_Requests_Owners
  • $Editor
  • $Ticket_Owner
  • $Task_Owners
  • $Shared_Technicians
  • $Shared_Requesters
  • $Requester
  • $On_Behalf_of_User
  • $Linked_To_Request_Owner
  • $Linked_Requests_Owners
  • $Group_Members

跳过的转换过程配置

对于模板关联的生命周期,如在转换过程“期间”阶段配置的必需字段,以下情形下将会被跳过:

  1. 通过邮件创建请求
  2. 将事故转换为服务请求,反之亦然
  3. 定期维护任务
  4. 从XLS文件导入请求
  5. 将会话分解为新的请求

对于一些用户操作,例如“将事故请求转换为服务请求”,以及系统动作,例如自动关闭规则、SLA的升级动作以及定期维护任务,转换过程的“之前”配置将会被跳过。

保存及发布生命周期

在您完成了所有状态的转换设置后,您可以先将生命周期保存为草稿,之后您可以继续编辑它,或者将其发布。需要注意,生命周期仅当您在点击了保存草稿按钮后才会保存,为避免配置丢失,请注意随时点击保存。

如需对一个已发布的生命周期进行编辑,点击“保存草稿”按钮,然后再根据您的需要进行编辑。

仅发布的生命周期会应用到请求的解决过程中。

生命周期状态更新

请求生命周期配置中的状态更新,优先级高于其它所有的配置,包括业务规则。

以下情形下,在请求上执行的操作将会被中止:

  1. 没有为当前状态与目标状态之间配置转换过程
  2. “之前”条件(角色与规则)未满足
  3. 当配置了一个否定过程条件
  4. 当配置的字段和表单规则影响了模板状态
  5. 当系统变更的状态与生命周期冲突时
  6. 外部动作(如自定义触发器、自定义菜单或来自第三方应用的API调用)不能遵循生命周期的过程

列表及可视化界面

您可以在可视化图形界面以及列表界面之间,自由切换请求生命周期的视图。列表视图以可伸缩的方式,以状态分组展示了所有转换过程及其配置。

下面的截图展示了对于请求笔记本的生命周期(如上讨论),打开状态的转换过程配置

编辑生命周期

在配置生命周期过程中,如果您想要修改它的名称或模板关联信息,点击右侧面板上的编辑按钮

请求生命周期列表

在请求生命周期的列表页面,您可以选择现实处于激活或非激活状态的生命周期。

删除生命周期,点击生命周期名称左侧菜单键。该菜单下,您也可以将一个已发布的生命周期取消激活。将已发布的生命周期标记为非激活状态,与之关联的请求模板将失去关联关系。

查找生命周期,可在搜索框中输入它的名称或关联的模板的名称。您只需要输入部分字符,列表将为您列出所有匹配的结果。

请求生命周期-综述

ServiceDesk Plus的请求生命周期功能是一个可拖-放的生命周期构建器,它为管理者提供了一个高效的组织方式,为技术员提供流程指引。

转换过程是两个状态之间的转换途径,转换过程一般由之前、期间和之后三个执行阶段及其对应的配置构成。

  • 在转换过程的“之前”阶段配置“角色”,限制转换过程只对指定角色或组可见。
  • 在转换过程的“之前”阶段配置规则,定义在什么条件下转换过程可用。
  • 在“期间”阶段配置必需及可选字段,以采集相关的及实时数据。
  • 在“期间”阶段配置规则及执行脚本,以检查转换过程的有效性,如有必要拒绝执行过程。
  • 在“之后”阶段配置执行脚本,以在第三方应用上执行动作。
  • 在“之后”阶段配置邮件通知,以通知相关人员。
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