财务团队作为企业的核心力量，对于战略决策具有至关重要的作用，同时确保业务与组织目标同步。尽管他们率先面对数字化转型，但挑战依旧显著。财务团队需管理多项流程，如预算、会计、计费和开票，而这些流程往往依赖不同的工具，造成操作上的不便。信息碎片化、分散于各部门之间，形成了数据孤岛，使得财务团队在提供及时、准确的数据支持时面临困难。例如，在员工查询信贷资格等权益时，财务团队可能因信息不畅而无法迅速响应。此外，财务团队还需与人力资源等部门协作，收集必要信息以支持财务请求的审批，这一过程往往导致服务响应速度下降，影响用户体验。因此，财务团队需要寻求更有效的解决方案来应对这些挑战。
财务团队需要克服以下六个障碍，以确保无障碍的服务交付:
对财务事件的反应延迟
员工通过电话、电子邮件或上门服务等多种渠道记录财务事件，例如工资错误记入账户或报销失败等。然而，当财务团队依赖于Excel表单等原始工具来处理这些事件时，他们必须应对非结构化信息和数据不完整。这导致在员工面临重大财务事件，例如因信用卡失效而导致的付款失败时，财务团队可能无法及时有效地解决问题，从而引发服务中断。例如，如果企业信用卡在管理人员尝试续订软件服务时发生故障，这可能导致软件服务的终止，进而使业务团队的工作陷入停滞。
财务服务与业务需求脱钩
财务团队负责向组织内外的业务部门提供付款、发票、账目等相关服务，确保财务服务的顺利运行。然而，他们可能面临挑战，无法满足不同业务部门的具体要求。例如，当营销和创意团队收到来自全球各地供应商的发票时，财务团队需要处理使用不同货币的跨国发票。这种情况可能导致供应商服务的延误，进而妨碍营销和创意团队及时完成关键任务，如组织展会或网络研讨会。
计划外的财务变更导致业务停机
财务团队负责确保运营效率的财务基础设施和技术变更。理想情况下，他们应与IT团队协调，例如在平台迁移等变更过程中。但是，由于应用程序的无序扩张，财务团队在购买和使用SaaS财务应用程序时，并没有通知IT团队，这导致了影子IT的出现。这种变化不仅增加了安全和业务风险，而且当财务团队在没有系统规划、风险评估和跨部门协作的情况下对财务政策做出重大改变时，可能会对整个组织的财务服务标准产生影响。这种杂乱无章的变更方式可能带来深远的后果。
缺乏集中的采购和合同视图
业务团队根据其多样化的职能要求，提出采购请求并与供应商签订合同，以维持服务标准。然而，财务团队可能会发现，如果没有一个集中的视图来跟踪这些交易，就难以有效管理。此外，如果缺乏自动审批机制，财务团队在系统地处理采购和合同方面也会面临挑战。这种缺乏集中的采购和合同视图，使得财务团队难以对业务团队的交易进行全面的监控和管理。
缺乏财务自助服务
员工经常对公司提供的金融服务和福利有疑问。这些问题从简单的税务相关问题到复杂的金融指导方针和保险政策。即使财务团队定期进行培训，他们也可能无法避免要求提供常规财务信息的相关票据。因此，员工面临着信息危机，因为他们没有相关的知识储备或是对常见问题的有效解答。
对财务团队标准认识模糊
随着组织规模的扩大，会有更多来自员工的财务要求。小型金融团队可能会努力使用提供浅显信息的老式工具。由于缺乏分析工具，他们可能无法跟踪金融事件的指标，如信用卡故障的数量、银行的工资故障和提交保险索赔的问题，进而采取必要的改进措施。
如何充分利用ServiceDesk Plus
使用自定义模板和无代码自动化确保财务事件的及时解决
- 构建动态模板来采集财务事件，如信用卡问题和报销失败。
- 捕获相关细节，为财务事件设定优先级，并自动将其发送给财务专家。
- 规划基于条件的行动来指导您的财务票据的生命周期。
- 使用循环分配、负载平衡和Zia预测来确保财务代理的全天候可用性，以快速处理金融事件，如不正确的银行账户映射。
采用多样化的金融服务目录提供消费级的体验
- 展示财务服务，包括工资单、发票和帐户，为最终用户实现购物车式的体验。
- 遵守SLA，确保交付金融服务的最后期限。
- 为财务请求配置基于角色的访问权限，如差旅费用和发票的审批。
- 通过内置的五阶段审批机制简化金融服务审批流程。
- 通过分配财务任务和映射任务依赖关系来促进协作。
通过免代码工作流引导财务代理处理工单
- 规范财务工单从启动到关闭的生命周期。
- 将工单安排给财务专家，并通过配置财务任务简化工作。
- 自动配置审批以及时执行财务政策和技术变更。定期发送通知，让涉众了解其财务请求的状态、财务政策的更改、保险费的修订等。
将金融基础设施、技术和政策的升级与变更、发布和项目紧密结合
- 利用可视化工作流规划金融基础设施、技术和政策的长期升级，以指导变更。
- 将财务团队作为跨部门变更咨询委员会的一部分，以便他们能够监督战略性财务政策的变化。
- 可视化和管理资源，使用里程碑和甘特图监督按时完成财务项目。
- 通过估算项目的持续时间和成本来防止时间和成本超支。
- 在部署财务应用程序的增强功能时，跨功能的发布时引入利益相关者，以最大限度地减少业务停机时间。
监督采购和合同，迅速批准，以确保服务的连续性
- 将采购订单与服务联系起来，跟踪总账代码，分析业务团队的交易。
- 将发票与采购联系起来，确保及时的审批和付款。
- 比较供应商的详细信息以优化产品和服务的采购成本。
- 用发票中指定的货币处理供应商付款。
- 通过定期签订和续签合同，提供优质的服务和产品。
支持用户采用自助服务与知识库自助解决财务工单
- 创建有关金融的知识文章，回答与税收、公积金、工资服务、银行账户、发票、报销等相关的常见问题。
- 利用人工智能功能，根据用户需求自动提供解决方案。
- 设计快速操作的小部件和发布公告，以帮助用户了解金融政策。
通过高级分析实时采集对财务服务指标的洞察数据
- 生成固定和自定义报告，以探索财务痛点，并启动纠正措施，使运营成本合理化。
- 定期安排财务报告，分析财务团队的表现，并将报告发送给主要利益相关者。
- 跟踪财务指标，如及时开设银行账户，以衡量财务团队的绩效。