当今的组织可能拥有商界最好的IT基础设施，且性能可能会达到预期的高度。但从长远来看，维持性能实质上是IT容量规划的一个功能。十年来，IT行业经历了指数级的资源扩张，且很有可能会遵循同样的趋势。资源消耗巨大的exchange数据空间，因此邮箱管理成为了IT管理员的一项重要任务。
当用户需要决定丢弃哪些邮件以及保留哪些邮件时，便陷入了一个两难之境。因此，组织实施了保留政策，决定每封邮件的去留。管理员可以为Exchange Server邮箱中的所有邮件创建默认保留策略，针对默认文件夹（如收件箱、草稿箱、已发送邮件、已删除邮件和垃圾邮件）的特定策略， 或用户可以应用于文件夹或单个项目的策略。另外，管理员可以使用保留策略将一个或多个保留标签分组，并将其应用于邮箱以强制执行邮件保留设置。
邮件将根据链接到策略的保留标签中定义的设置过期。这些设置包括归档邮件或永久删除邮件等操作。ManageEngine Exchange Reporter Plus提供了应用于域中邮箱的所有这些策略的详细信息。它显示了策略创建或最后修改的时间。
当您单击某个策略时，将显示策略设置、在识别已过期邮件时发生的到期操作、到期时间限制和邮件类型等详细信息。
此报表显示应用了域中每个保留策略的邮箱数量的图形表示。这提供了关于保留标签类型的概念，这些标签附加至不同类型或层级的用户。
“具有策略的邮箱”是一个相关的报表，显示邮箱组列表和相应的保留策略。用户可以从列表中选择任何保留策略，此报表将显示与该特定策略关联的所有邮箱。
Exchange Reporter Plus的保留策略报表支持Exchange server的所有版本（即2003、2007、2010和2013版），甚至可以以csv、xls、pdf或html格式导出。